Optimización de los procesos administrativos en la oficina de tesorería y contabilidad de una institución del sector salud

Abstract

Este Trabajo de Suficiencia Profesional trata sobre las mejoras realizadas en los procesos administrativos de la Oficina de Tesorería y Contabilidad de la Red Prestacional Almenara, basándose primero en la correcta derivación de los documentos; en la gestión realizada a las cuentas por cobrar; establecer responsabilidades a las Unidades Orgánicas y el proceso establecido para los temas relacionados a los reembolsos. Al inicio, se identificaron problemas como errores al momento de la derivación de los documentos; el no tener establecido las responsabilidades de cada Unidad Orgánica; el ineficiente seguimiento a las cuentas por cobrar y la poca información que se tenía para resolver los temas de reembolsos, lo que generaba atenciones y respuestas fuera de los plazos establecidos y con responsabilidades de las Oficinas. Las soluciones implementadas consistían en establecer el uso adecuado del Sistema de Gestión Documentaria al momento de la derivación documentaria; establecer funciones y responsabilidades a las Unidades Orgánicas; buscar y apoyarse en sistemas operativos como Excel y SAP para ordenar las cuentas por cobrar, y alinear los procesos de reembolso con las directivas institucionales. El trabajo encontró desafíos como: la resistencia al cambio, el poco conocimiento del personal administrativo para la derivación de documentos, por lo que, se requirió una comunicación efectiva y el compromiso de cada uno de los trabajadores para alcanzar los objetivos propuestos. Las recomendaciones apuntan al fortalecimiento del equipo de trabajo, la mejora continua en el uso de herramientas tecnológicas y la difusión permanente de normativas internas para reforzar su correcta aplicación.